Un presupuesto es un plan financiero, que se utiliza para asignar recursos y medir el desempeño de las finanzas. Incluye estimaciones de ingresos y gastos futuros, y se utiliza para establecer metas y objetivos financieros. Los presupuestos se utilizan comúnmente en las empresas, pero también se utilizan en hogares y en gobiernos. En este artículo hablaremos sobre conceptos básicos del presupuesto.
Contenido del Artículo
¿Qué es un presupuesto y para qué sirve?
El presupuesto hace parte de la planeación financiera de una empresa, y se utiliza para establecer metas, y objetivos financieros, y para asignar recursos de manera eficiente. Sirve para planificar y controlar los ingresos y gastos, para medir el desempeño financiero de la empresa, para tomar decisiones informadas, y para alcanzar las metas financieras. El presupuesto financiero se utiliza tanto en el ámbito empresarial, como en el personal para establecer y alcanzar metas financieras, al mismo tiempo se establecen prioridades y se asignan recursos.
¿Cómo hacer un presupuesto?
El presupuesto se elabora mediante la recopilación de información financiera, el establecimiento de metas y objetivos financieros, y la estimación de ingresos y gastos futuros. Hay varios métodos para hacer un presupuesto, pero una forma común es seguir los siguientes pasos:
- Recopilar información financiera: Sobre ingresos actuales, gastos actuales, activos y pasivos.
- Establecer metas y objetivos financieros: Que sean para el período presupuestado.
- Estimar los ingresos: Futuros basados en los ingresos actuales, y las nuevas oportunidades de ingresos.
- Determinar los gastos: Identificar los gastos necesarios para operar, y alcanzar los objetivos establecidos.
- Asignar recursos: Necesarios para cubrir los gastos, y alcanzar las metas financieras.
- Revisar y ajustar: Revisar el presupuesto regularmente, y ajustarlo si se presentan cambios en los ingresos o gastos.
Es importante también tener en cuenta que un presupuesto debe ser realista y alcanzable, y debe ser revisado y actualizado regularmente, para asegurar que sigue siendo relevante y efectivo.
¿Cómo se calcula el presupuesto?
La fórmula para calcular un presupuesto, puede variar dependiendo del tipo de presupuesto y de la información disponible, pero una forma común de calcular el presupuesto, es utilizando la siguiente fórmula:
Presupuesto = Ingresos proyectados – Gastos proyectados
Dónde:
- Ingresos proyectados: son las estimaciones de ingresos futuros, basadas en los ingresos actuales y las nuevas oportunidades de ingresos.
- Gastos proyectados: son los gastos necesarios para operar, y alcanzar los objetivos establecidos.
Por ejemplo, si se proyecta un ingreso de $100,000 y se estiman gastos de $80,000, el presupuesto sería: Presupuesto = $100,000 – $80,000 = $20,000
Esto significa que se espera tener un excedente de $20,000, al final del período presupuestado. Este es solo un ejemplo simplificado, y en realidad puede haber muchos más factores y elementos, que se deben tener en cuenta al elaborar un presupuesto.
Tipos de presupuesto
Existen varios tipos de presupuestos, cada uno con un enfoque y un propósito diferente. Algunos de los tipos de presupuestos más comunes son:
- Presupuesto operativo: Este tipo de presupuesto, se enfoca en los gastos y los ingresos necesarios para operar la empresa. Se utiliza para planificar, y controlar los gastos de la empresa en áreas como: costos de producción, salarios y beneficios, alquiler, servicios públicos, entre otros.
- Presupuesto de capital: Apunta a los gastos relacionados, con proyectos de inversión a largo plazo, como la compra de maquinaria, edificios, vehículos, entre otros. También se usa para planear, y controlar los gastos relacionados con la adquisición de activos fijos.
- Presupuesto de flujo de efectivo: O presupuesto de efectivo se orienta, en los flujos de efectivo entrantes y salientes de la empresa. Se utiliza para planificar y controlar los flujos de efectivo, asegurando que la empresa tenga suficientes fondos para cubrir sus gastos a corto plazo.
- Presupuesto de tesorería: Va encaminado en la gestión de la tesorería de la empresa, incluyendo las inversiones y los préstamos. Se emplea para organizar y controlar el efectivo, y los fondos disponibles, así como para establecer políticas y procedimientos, para la administración de la tesorería.
- Presupuesto de compras: Se emplea para estimar los costos de los bienes y servicios necesarios, para el funcionamiento de una empresa u organización en un período determinado. El presupuesto de compras se basa en las estimaciones de demanda, los costos históricos y los precios actuales de los proveedores. El objetivo es asegurar que la empresa tenga suficientes fondos disponibles, para comprar los bienes y servicios necesarios, y para evitar la sobrecompra o la falta de suministros críticos. Este presupuesto también puede ayudar a negociar, mejores precios y condiciones con los proveedores.
- Presupuesto de ventas: Estima las ventas y los ingresos esperados para un período futuro. Se utiliza como herramienta de planificación y control, para ayudar a las empresas a alcanzar sus objetivos de ventas y de ingresos. Este presupuesto se desarrolla a partir de un análisis detallado de las tendencias del mercado, el historial de ventas, y las estrategias de marketing y ventas. Incluye estimaciones de las ventas por producto, por región geográfica, por canal de distribución, etc. A menudo se utiliza en conjunto con otros presupuestos, como el presupuesto de costos, y el presupuesto de gastos, para ayudar a las empresas a planear y controlar sus ingresos y gastos.
- Presupuesto maestro: Combina todos los aspectos financieros de la empresa, incluyendo el presupuesto operativo, el presupuesto de capital, y el presupuesto de flujo de efectivo. Se utiliza para establecer metas y objetivos en cuanto a la empresa, y para planificar y controlar los gastos y los ingresos, en todas las áreas de la empresa.
- Presupuesto flexible: Se adapta a los cambios en las condiciones económicas y de la empresa, permitiendo una mayor agilidad y rapidez en la toma de decisiones, y en la adaptación a situaciones cambiantes. Es menos rígido que los presupuestos tradicionales.
- Presupuesto base cero: Se construye desde cero, es decir, se parte de una base de cero y se evalúan todos los programas, y se determina su importancia y necesidad. Es una técnica útil para la revisión y ajuste del presupuesto.
¿Cómo se realiza el seguimiento y control de un presupuesto?
El seguimiento y control de un presupuesto, implica comparar los resultados reales con las estimaciones presupuestadas, identificando desviaciones y tomando acciones correctivas. A continuación se describen algunos pasos para realizar el seguimiento y control de un presupuesto:
- Recopilar información: Sobre los ingresos y gastos reales, y compararlos con las estimaciones presupuestadas.
- Identificar desviaciones: Identificar cualquier desviación entre los resultados reales, y las estimaciones presupuestadas.
- Analizar las desviaciones: Para determinar las causas y los factores, que contribuyen a las mismas.
- Tomar acciones correctivas: Tomar medidas para corregir las desviaciones, y asegurar que se alcancen los objetivos financieros.
- Revisar el presupuesto: Revisarlo usualmente, y hacer ajustes en caso de que se presenten variaciones en los ingresos o gastos.
- Comunicar los resultados: Y las acciones correctivas a los interesados, como los accionistas, los empleados, los proveedores, entre otros.
- Utilizar herramientas y tecnología: Para automatizar la recopilación de datos, el análisis y la generación de informes, lo que facilita la tarea de seguimiento y control.
- Monitorear continuamente: Los resultados financieros y compararlos con el presupuesto, para detectar tempranamente cualquier desviación, y tomar acciones correctivas.
- Utilizar indicadores clave de desempeño (KPI): Utilizar indicadores clave de desempeño (KPI), para medir el progreso en relación con los objetivos establecidos, y detectar áreas problemáticas.
En resumen, el seguimiento y control de un presupuesto es esencial para garantizar que los objetivos financieros se alcancen, y para detectar y corregir desviaciones tempranamente. Es importante utilizar herramientas y tecnología para automatizar el proceso, monitorear continuamente los resultados financieros, y utilizar indicadores clave de desempeño para medir el progreso.
Ejemplos de presupuesto
A continuación, exponemos algunos ejemplos de presupuesto, para que comprendas más el tema:
1. Ejemplo de presupuesto de una pequeña tienda de ropa: Ingresos proyectados = $200,000 (ventas de ropa, accesorios y calzado).
Gastos proyectados:
- Costo de la mercancía: $120,000
- Salarios y beneficios: $30,000
- Alquiler y servicios públicos: $15,000
- Publicidad y marketing: $5,000
- Otros gastos: $10,000
Presupuesto:
Presupuesto = $200,000 – ($120,000 + $30,000 + $15,000 + $5,000 + $10,000) = $20,000
En este ejemplo, el presupuesto prevé un excedente de $20,000 al final del período presupuestado.
2. Un ejemplo de presupuesto para un restaurante, podría incluir los siguientes gastos e ingresos:
Gastos:
- Costo de los productos: se estima que el costo de los productos será del 35%, de las ventas totales.
- Salarios y beneficios de los empleados: se valora que los salarios y beneficios de los empleados, representarán el 20% del total de la venta.
- Alquiler y servicios públicos: se aprecia que el alquiler y los servicios públicos, representarán el 10% de las ventas totales.
- Insumos y suministros: se evalúa que los insumos y suministros, representarán el 5% del total de la venta.
- Publicidad y promoción: se considera que la publicidad y promoción, representarán el 5% de las ventas en su totalidad.
Ingresos:
- Ventas: se estima que las ventas totales serán de $100,000 durante el período del presupuesto.
Con estas estimaciones, el presupuesto del restaurante podría calcular los gastos y los ingresos esperados para el período. Por ejemplo:
- Costo de los productos: $35,000 (35% de $100,000)
- Salarios y beneficios de los empleados: $20,000 (20% de $100,000)
- Alquiler y servicios públicos: $10,000 (10% de $100,000)
- Insumos y suministros: $5,000 (5% de $100,000)
- Publicidad y promoción: $5,000 (5% de $100,000)
- Ingresos totales: $100,000
- Gastos totales: $75,000
- Beneficios: $25,000 (ingresos totales – gastos totales)
Hay que tener en cuenta, que este ejemplo ilustra, de forma simple, un presupuesto de un restaurante, y puede variar dependiendo de la situación específica del negocio.
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Conclusión
En conclusión, elaborar un presupuesto eficaz requiere tiempo y esfuerzo, pero los beneficios son incalculables. Un buen presupuesto permite una mejor planificación financiera, un control adecuado de los gastos y una mayor capacidad para alcanzar las metas financieras. Al seguir los pasos y técnicas mencionadas anteriormente, cualquier empresa o individuo puede elaborar un presupuesto eficaz, que le ayudará a alcanzar sus objetivos financieros.
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